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PORTARIA Nº 1071 DE 11 DE MAIO DE 2017

 

Institui a Política de Governança no âmbito da Universidade Federal do Espírito Santo.

 

O reitor da Universidade Federal do Espírito Santo, no uso de suas atribuições legais e estatutárias:

 

CONSIDERANDO o previsto no art. 17 da Instrução Normativa Conjunta MP/CGU nº 1, de 10 de maio de 2016;

 

CONSIDERANDO a governança pública como os mecanismos de liderança, de estratégia e de controle que possibilitam a avaliação, o direcionamento e o monitoramento da atuação da gestão, com vistas à prestação de serviços de interesse da sociedade;

 

CONSIDERANDO que o Plano de Desenvolvimento Institucional da Ufes 2015-2019 estabelece que “a governança deverá servir como balizadora da execução do PDI, permeando a hierarquização funcional dos trâmites decorrentes do desdobramento dos Objetivos Estratégicos, das Estratégias e dos Projetos Estratégicos, nos diferentes níveis de planejamento: Estratégico, Tático e Operacional”;

 

CONSIDERANDO a governança como essencial para o cumprimento da missão institucional de gerar avanços científicos, tecnológicos, educacionais, culturais e sociais, por meio do ensino, da pesquisa e da extensão, produzindo, transferindo e socializando conhecimentos e inovações que contribuam para a formação do cidadão, visando ao desenvolvimento sustentável no âmbito regional, nacional e internacional;

 

CONSIDERANDO que a Ufes tem como valores o comprometimento e o zelo com a instituição e a atuação calcada nos princípios da ética, da democracia e da transparência;

 

RESOLVE:

 

Art. 1º Instituir a Política de Governança no âmbito da Universidade Federal do Espírito Santo (Ufes).

 

DISPOSIÇÕES PRELIMINARES

 

Art. 2º A Política de Governança da Ufes tem o objetivo de estabelecer os princípios, as diretrizes e as responsabilidades a serem observadas e seguidas pela Universidade.

 

Art. 3º A Política de Governança e suas eventuais normas complementares, metodologias, manuais e procedimentos aplicam-se a toda a Universidade, abrangendo servidores, prestadores de serviços, colaboradores, estagiários, bolsistas, consultores externos e quem, de alguma forma, desempenhe atividades na Ufes.

 

Art. 4º Para os efeitos desta Política, entende-se por:

I - governança no setor público: essencialmente, os mecanismos de liderança, estratégia e controle postos em prática para avaliar, direcionar e monitorar a atuação da gestão, com vistas à condução de políticas públicas e à prestação de serviços de interesse da sociedade;

II - gestão: o funcionamento da organização no contexto de estratégias, políticas, processos, normatizações e procedimentos estabelecidos, sendo responsável pelo planejamento, pela execução e pela avaliação das ações, bem como pelo manejo dos recursos e poderes disponibilizados para a consecução de seus objetivos.

 

DOS PRINCÍPIOS

 

Art. 5º A Política de Governança reger-se-á pelos seguintes princípios:

I – liderança: deve ser desenvolvida em todos os níveis da administração;

II – integridade: tem como base a objetividade, elevando os padrões na gestão dos recursos públicos e das atividades da organização, com reflexo tanto nos processos de tomada de decisão, quanto na qualidade de suas ações;

III – responsabilidade: diz respeito à obrigação e ao zelo dos agentes de governança na definição de estratégias e na execução de ações para a aplicação de recursos públicos e para a prestação de contas;

IV – compromisso: dever de todo agente público de se vincular, assumir, agir ou decidir pautado em valores éticos que norteiam a relação com os envolvidos na prestação de serviços à sociedade;

V – transparência: caracterizada pela possibilidade de acesso a informações completas, precisas e claras relativas à organização pública, sendo um dos requisitos de controle do Estado pela sociedade civil;

VI - legitimidade: princípio jurídico fundamental do Estado democrático de direito e critério informativo do controle externo da Administração Pública que amplia a incidência do controle para além da aplicação isolada do critério da legalidade;

VII - equidade: garantir as condições para que todos tenham acesso ao exercício de seus direitos civis, políticos e sociais;

VIII - probidade: trata-se do dever dos servidores públicos de demonstrar probidade, zelo, economia e observância às regras e aos procedimentos do órgão ao utilizar, arrecadar, gerenciar e administrar bens e valores públicos; e

IX - eficiência: atuar na busca da adequação da qualidade dos serviços com a qualidade do gasto.

 

DAS DIRETRIZES

 

Art. 6º Para o alcance da boa governança, a Ufes terá como diretrizes:

I - focar o propósito da organização em resultados para usuários das atividades fins e para cidadãos;

II - tomar decisões embasadas em informações de qualidade;

III - gerenciar riscos;

IV - desenvolver a capacidade e a eficácia do corpo diretivo das organizações;

V - prestar contas e envolver as partes interessadas;

VI - garantir que os usuários recebam um serviço de alta qualidade;

VII - definir as funções das organizações e as responsabilidades da Alta Administração e dos gestores, certificando-se de seu cumprimento;

VIII - ser transparente sobre a forma como as decisões são tomadas;

IX - ter estruturas de aconselhamento, apoio e informação de qualidade;

X - ter um sistema eficaz de gestão de risco;

XI – garantir que os agentes designados para cargos de direção e assessoramento tenham habilidades, experiências e conhecimentos necessários para um bom desempenho de gestão pública;

XII - equilibrar, na composição do corpo diretivo, continuidade e renovação;

XIII - tomar ações ativas e planejadas para dialogar e prestar contas à sociedade;

XIV - garantir que a Alta Administração se comporte de maneira exemplar, promovendo, sustentando e garantindo a efetividade da governança; e

XV - colocar em prática os valores organizacionais.

 

DAS FUNÇÕES DE GOVERNANÇA E GESTÃO

 

Art. 7º São funções da governança relacionadas aos processos de comunicação; de análise e avaliação; de liderança, tomada de decisão e direção; de controle, monitoramento e prestação de contas:

I - definir o direcionamento estratégico;

II - supervisionar a gestão;

III - envolver as partes interessadas;

IV - gerenciar riscos estratégicos;

V - gerenciar conflitos internos;

VI - auditar e avaliar o sistema de gestão e controle; e

VII - promover a ética, a responsabilidade social e a transparência.

 

Art. 8º São funções da gestão:

I - implementar programas;

II - garantir a conformidade com as regulamentações;

III - revisar e reportar o progresso de ações;

IV - garantir a eficiência administrativa;

V - manter a comunicação com as partes interessadas; e

VI - avaliar o desempenho.

 

DOS MECANISMOS DE GOVERNANÇA

 

Art. 9º Os mecanismos de governança, postos em prática para avaliar, direcionar e monitorar a atuação da gestão, com vistas à prestação de serviços de interesse da sociedade, são os de liderança, de estratégia e de controle.

 

Art. 10 O mecanismo de liderança compreende a adoção de práticas de natureza humana ou comportamental que assegurem a existência de condições mínimas para o exercício da boa governança.

Parágrafo único. São práticas desse mecanismo que deverão ser implementadas:

I - estabelecer e dar transparência ao processo de seleção de membros dos Conselhos Superiores e da Alta Administração;

II - assegurar a adequada capacitação dos membros da Alta
Administração;

III - estabelecer sistema de avaliação de desempenho de membros da Alta Administração;

IV - adotar código de ética e conduta que defina padrões de atuação dos membros dos Conselhos Superiores e da Alta Administração;

V - estabelecer mecanismos de controle para evitar que preconceitos ou conflitos de interesse influenciem as decisões e as ações de membros dos Conselhos Superiores e da Alta Administração ou equivalente;

VI - estabelecer mecanismos para garantir que a Alta Administração atue de acordo com padrões de comportamento baseados nos valores e princípios constitucionais, legais e organizacionais e no código de ética e conduta adotado;

VII - avaliar, direcionar e monitorar a gestão da organização quanto ao alcance de metas organizacionais;

VIII – assegurar a capacidade das instâncias internas de governança de avaliar, direcionar e monitorar a organização;

IX - responsabilizar-se pela gestão de riscos e pelo controle interno por meio de políticas e práticas;

X - avaliar os resultados das atividades de controle e dos trabalhos de auditoria e, se necessário, determinar a adoção de providências;

XI - estabelecer o sistema de governança da organização e divulgá-lo para as partes interessadas.

 

Art. 11 O mecanismo de estratégia compreende o relacionamento com partes interessadas, a definição e o monitoramento de objetivos, indicadores e metas, bem como o alinhamento entre planos e operações de unidades e organizações envolvidas na sua execução.

Parágrafo único. São práticas desse mecanismo que deverão ser implementadas:

I - estabelecer e divulgar canais de comunicação com as diferentes
partes interessadas e assegurar sua efetividade, consideradas as características e possibilidades de acesso de cada público-alvo;

II - promover a participação social, com envolvimento dos usuários, da sociedade e das demais partes interessadas na governança da instituição;

III - estabelecer relação objetiva e profissional com a mídia, com outras organizações e com auditores;

IV - assegurar que decisões, estratégias, políticas, programas, planos, ações, serviços e produtos de responsabilidade da organização atendam ao maior número possível de partes interessadas, de modo balanceado;

V – estabelecer e revisar, sempre que necessário, a estratégia da organização;

VII - monitorar e avaliar a execução da estratégia, os principais indicadores e o desempenho da organização;

VIII - estabelecer mecanismos de atuação conjunta com outras organizações, com vistas à formulação, à implementação, ao monitoramento e à avaliação de políticas transversais e descentralizadas.

 

Art. 12 O mecanismo de controle compreende os aspectos da gestão de riscos, controle, transparência, prestação de contas e responsabilização.

Parágrafo único. São práticas desse mecanismo que deverão ser implementadas:

I - estabelecer sistema de gestão de riscos e controle interno;

II - monitorar e avaliar o sistema de gestão de riscos e controle interno, a fim de assegurar que seja eficaz e contribua para a melhoria do desempenho organizacional;

III - prover condições para que a auditoria interna seja independente e proficiente;

IV - assegurar que a auditoria interna adicione valor à organização;

V - dar transparência da organização às partes interessadas, admitindo-se o sigilo como exceção, nos termos da lei;

VI - prestar contas da implementação e dos resultados dos sistemas de governança e de gestão, de acordo com a legislação vigente e com o princípio de responsabilidade social e transparência;

VII - avaliar a imagem da organização e a satisfação das partes interessadas com seus serviços e produtos;

VIII - garantir que sejam apurados indícios de irregularidades, promovendo a responsabilização em caso de comprovação.

 

DA CONDUÇÃO DA POLÍTICA DE GOVERNANÇA

 

Art. 13 A governança e a gestão de riscos e controles internos serão realizados de forma integrada, objetivando o estabelecimento de um ambiente que respeite os valores, interesses e expectativas da organização e dos agentes que a compõem e, também, o de todas as partes interessadas, tendo o cidadão e a sociedade como principais vetores.

 

Art. 14 Conduzem a Política de Governança:

I – o Comitê de Governança, Gestão de Riscos e Controles Internos;

II – os Conselhos Superiores;

III – a Reitoria;

IV – o Setor de Governança, Gestão de Riscos e Controles do Núcleo de Desenvolvimento Institucional, da Pró-Reitoria de Planejamento e Desenvolvimento Institucional; e

IV – os subcomitês.

 

Art. 15– Compõem o Comitê de Governança, Riscos e Controles:

I – o reitor;

II – os pró-reitores;

III – o prefeito universitário; e

IV – o diretor do Núcleo de Tecnologia da Informação (NTI).

§ 1° Em seus impedimentos e nos afastamentos legais, os titulares serão representados por seus substitutos eventuais formalmente designados.

§ 2° O Comitê de Governança, Riscos e Controles será coordenado pelo reitor, e, na sua falta, pelo vice-reitor ou outro representante formalmente designado dentre os pró-reitores.

§ 3° O Comitê de Governança, Riscos e Controles poderá realizar reuniões e consultas, solicitar informações e envolver outras áreas, comitês e comissões na implementação da Política de Governança, na medida da necessidade ou em virtude da especificidade das atividades.

§ 4° O Comitê de Governança, Riscos e Controles reunir-se-á sempre que necessário, pelo menos uma vez por semestre, após convocação de seus membros, para deliberação, avaliação e acompanhamento da Política de Governança na Ufes, visando promover ajustes e outras medidas necessárias à melhoria do desempenho institucional.

 

Art. 16 Compete ao Comitê de Governança, Riscos e Controles:

I - institucionalizar estruturas adequadas de governança, gestão de riscos e controles internos;

II - promover práticas e princípios de conduta e padrões de comportamentos;

III - promover o desenvolvimento contínuo dos agentes públicos e incentivar a adoção de boas práticas de governança, de gestão de riscos e de controles internos;

IV - garantir a aderência às regulamentações, às leis, aos códigos, às normas e aos padrões, com vistas à condução das políticas e à prestação de serviços de interesse público;

V - promover a integração dos agentes responsáveis pela governança, pela gestão de riscos e pelos controles internos;

VI - promover a adoção de práticas que institucionalizem a responsabilidade dos agentes públicos na prestação de contas, na transparência e na efetividade das informações;

VII - aprovar políticas, diretrizes, metodologias e mecanismos para comunicação e institucionalização da gestão de riscos e dos controles internos;

VIII - supervisionar o mapeamento e a avaliação dos riscos-chave que podem comprometer a prestação de serviços de interesse público;

IX - liderar e supervisionar a institucionalização da gestão de riscos e dos controles internos, oferecendo suporte necessário para sua efetiva implementação no órgão;

X - estabelecer limites de exposição a riscos globais do órgão, bem como os limites de alçada ao nível de unidade, política pública ou atividade;

XI - aprovar e supervisionar método de priorização de temas e macroprocessos para gerenciamento de riscos e implementação dos controles internos da gestão;

XII - emitir recomendação para o aprimoramento da governança, da gestão de riscos e dos controles internos; e,

XIII - monitorar as recomendações e orientações deliberadas pelo Comitê.

 

Art. 17 O Setor de Governança, Gestão de Riscos e Controles do NDI/Proplan reportar-se-á ao Comitê de Governança e atuará de forma integrada às pró-reitorias, aos conselhos, aos órgãos da Ufes e aos grupos de trabalhos temáticos na implantação, no monitoramento e na avaliação das práticas relacionadas aos mecanismos de governança.

I - Compete ao Setor de Governança, Gestão de Riscos e Controles/NDI/Proplan: a) propor ao Comitê de Governança, Riscos e Controles o estabelecimento de metas e diretrizes gerais de gestão;

b) monitorar o cumprimento das metas de desempenho estabelecidas, construindo os indicadores pertinentes;

c) estabelecer metas subsidiárias de desempenho, visando ao cumprimento de metas principais, estabelecidas pelo Comitê de Governança;

d) definir, em conjunto com as demais unidades administrativas, estratégias para aumentar a eficiência e a eficácia das competências atribuídas;

e) identificar, analisar, avaliar e monitorar os riscos inerentes às atividades da Ufes propondo medidas de controle;

f) promover a comunicação interna na gestão dos assuntos de sua alçada;

g) propor a política de controles internos administrativos;

h) definir planos de ação necessários à melhoria do desempenho;

i) propor normas de funcionamento e políticas relativas a seus temas;

j) exercer outras atividades de avaliação, direcionamento, controle e planejamento, respeitada a competência do Comitê de Governança, Riscos e Controles;

k) dar suporte para as atividades de competência do Comitê de Governança, Riscos e Controles, estabelecidas na presente Portaria;

l) prestar apoio à Alta Administração e ao Comitê de Governança, Riscos e Controles no que se refere à avaliação e ao monitoramento da gestão da Ufes, com vistas a cumprir as demandas da sociedade e das instâncias externas de governança;

m) participar das reuniões de revisão e avaliação desta Política de Governança e das atuais e futuras políticas de governança sobre temas específicos; e

n) monitorar a conformidade dos atos de gestão, auxiliando na identificação precoce de riscos ainda não adequadamente tratados.

 

DO MONITORAMENTO E DO CONTROLE DA GOVERNANÇA INSTITUCIONAL

 

Art. 18 O monitoramento e o controle da governança institucional envolvem um conjunto de atividades, planos, métodos, indicadores e procedimentos interligados, utilizados com vista a assegurar a conformidade dos atos de gestão e a detectar precocemente riscos ainda não adequadamente tratados.

 

Art. 19 Exercem o monitoramento e o controle, sem prejuízo de outras formas:

I – os Conselhos Superiores e a Alta Administração, instâncias internas de governança, com o apoio do Setor de Governança, Gestão de Riscos e Controles/NDI/Proplan, com as seguintes responsabilidades:

a) definir ou avaliar a estratégia e as políticas, bem como monitorar a conformidade e o desempenho destas; e

b) agir corretivamente, nos casos em que desvios forem identificados, garantindo que a estratégia e as políticas formuladas atendam ao interesse público.

II. a Auditoria Interna, a Ouvidoria, os comitês e as comissões, instâncias internas de apoio à governança, com a responsabilidade de mediar a comunicação entre partes interessadas, internas e externas à administração, bem como realizar auditorias internas que avaliam e monitoram riscos e controles internos, comunicando quaisquer disfunções identificadas à Alta Administração.

§ 1º A Auditoria Interna, com caráter independente e proficiente, deve adicionar valor à organização, estabelecendo medidas para aferir seu desempenho, por meio de um plano de auditoria interna elaborado com base nos objetivos, riscos e metas da instituição.

§ 2º A Ouvidoria, com caráter independente e proficiente, será o canal de transparência às partes interessadas, avaliando a satisfação dessas com as informações providas.

 

Art. 20 As políticas, os mecanismos, as ações específicas e o monitoramento das práticas relacionadas, especificamente, à sustentabilidade, à gestão estratégica, à gestão de pessoas, à tecnologia da informação e às aquisições, serão realizados pelas suas respectivas áreas técnicas, por meio de subcomitês, com o apoio do Setor de Governança, Gestão de Riscos e Controles/NDI/Proplan.

 

Art. 21 A avaliação da governança institucional será feita pelo acompanhamento dos resultados institucionais.

 

DISPOSIÇÕES FINAIS

 

Art. 22 Fica instituído o prazo de 180 dias, a contar da data da publicação desta Portaria, para a apresentação de plano de trabalho do desdobramento da governança institucional.

 

Art. 23 Esta Portaria está sujeita a revisões contínuas.

 

REINALDO CENTODUCATTE

REITOR